المشكلة الشائعة
في معظم السناتر تتولى السكرتيرة أو المساعد تسجيل الحضور واستلام المدفوعات. وللأسف يفعل ذلك كثيرون عبر مشاركة حساب المدرس وكلمة مروره. وهذا يخلق عدة مخاطر:
- اطلاع الجميع على الإيرادات والأرباح.
- عدم معرفة من عدّل بيانات معينة.
- صعوبة سحب الصلاحية عند ترك الموظف للعمل.
الحل: حساب مستقل لكل مساعد
بدل مشاركة كلمة المرور، ينشئ المساعد حسابه الخاص، وتمنحه أنت الصلاحيات التي يحتاجها فقط. هذا هو مبدأ أقل صلاحية ممكنة.
كيف يعمل ذلك في Trax؟
- تنشئ دعوة أو كوداً لمساحة عملك.
- ينشئ المساعد حساباً من جهازه ويطلب الانضمام.
- تراجع الطلب وتوافق عليه.
- تحدد صلاحياته بدقة، ويمكنك تعديلها في أي وقت.
راجع تفاصيل حساب السكرتيرة والمساعد.
أمثلة على تقسيم الصلاحيات
| الدور | ما يُسمح به |
|---|---|
| سكرتيرة الاستقبال | رؤية الطلاب وتسجيل الحضور والغياب |
| محاسب | المدفوعات والتقارير المالية |
| مشرف مجموعات | إدارة المجموعات والجدول |
بهذا لا ترى سكرتيرة الاستقبال إيرادات السنتر، ولا يعدّل المحاسب جداول الحصص.
فوائد إضافية
- العمل عن بعد: يعمل المساعد من هاتفه دون الحاجة للتواجد مع المدرس.
- الشفافية: كل مستخدم له حسابه، فيسهل تتبع العمليات.
- الفصل الوظيفي: المالك يبقى المتحكم الوحيد في الإعدادات الحساسة.
نصائح إدارية
- راجع الصلاحيات دورياً وعدّلها بحسب تغير المهام.
- ألغِ الوصول فوراً عند انتهاء التعاقد مع أي موظف.
- درّب المساعد على الاستخدام قبل منحه صلاحيات كبيرة.
اطلع على صفحة السناتر التعليمية لمعرفة المزيد.
خلاصة
حساب منفصل وصلاحيات محددة يحميان بيانات سنترك ويريحانك من القلق. لا تشارك كلمة مرورك مع أحد.